Thực hiện nhiệm vụ được giao, Sở Thông tin và Truyền thông đã trực tiếp bàn giao chứng thư số cho lãnh đạo, văn thư các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố được cấp chứng thư số năm 2017 để đưa vào sử dụng.

Nhằm cụ thể hóa và hướng dẫn thực hiện việc ký số lên văn bản điện tử sử dụng chứng thư số để trao đổi trên môi trường mạng, Sở Thông tin và Truyền thông ban hành quy trình ký số lên các văn bản điện tử 

1. Trình tự ký số văn bản đi

1.1. Trình tự ký số trong trao đổi văn bản đi điện tử

Quá trình soạn thảo, lấy ý kiến góp ý và chỉnh sửa văn bản theo chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thể được tiến hành bằng một trong các hình thức:

• Đăng ký văn bản đi, trình lãnh đạo đơn vị duyệt phát hành trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
• Trao đổi văn bản tại mục “Văn bản nội bộ” trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
•  Trao đổi văn bản qua hệ thống Thư điện tử công vụ.

Sau khi hoàn chỉnh dự thảo văn bản, trình tự ký số và phát hành văn bản điện tử được thực hiện như sau: 

- Bước 1: Văn bản dự thảo đã hoàn thiện về nội dung được lãnh đạo cơ quan đơn vị duyệt phát hành: Phòng chuyên môn/Văn thư lấy số và ngày tháng phát hành văn bản, điền thông tin đó vào tệp WORD và xuất tệp đó ra PDF,  chuyển cho Lãnh đạo đơn vị.

Trường hợp Phòng chuyên môn lấy số thì chuyển bản WORD cuối cùng (có ngày/tháng và số hiệu văn bản) cho Văn thư đơn vị để lưu. 

- Bước 2: Lãnh đạo đơn vị nhận văn bản PDF, ký số bằng chứng thư số cá nhân lên tệp PDF rồi chuyển tệp PDF đã ký cho Văn thư đơn vị để phát hành.

- Bước 3: (1) Văn thư xác nhận chữ ký của lãnh đạo đơn vị trên bản  PDF. (2) Văn thư  ký số lên bản PDF (đã có ký số của lãnh đạo) bằng chứng thư số của cơ quan/tổ chức. (3) Văn thư phát hành văn bản điện tử (bản PDF) qua mạng (bằng phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hoặc Thư điện tử công vụ, hoặc tải lên các hệ thống thông tin phục vụ công việc). Trường hợp cần thiết, Văn thư có thể gửi kèm bản WORD cho đơn vị nhận văn bản để thuận lợi cho việc trích dẫn và thống kê, tổng hợp.

 - Bước 4: Văn thư lưu văn bản điện tử đã ký số theo quy định  (lưu vào máy tính theo danh mục để dễ dàng tra cứu).

1.2. Sử dụng nhiều chữ ký số, có phát hành văn bản

Một văn bản điện tử trước khi phát hành có thể qua nhiều bước soạn thảo, thẩm định, vì vậy sẽ có nhiều người ký số, như: ký kiểm tra nội dung văn bản, ký kiểm tra thể thức trình bày văn bản, ký duyệt của lãnh đạo, ký của tổ chức. Khi văn bản có sử dụng nhiều chữ ký số thì chữ ký số của cá nhân được thực hiện trước, chữ ký số của tổ chức được thực hiện sau và trước khi phát hành văn bản, Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, xác thực tính đúng đắn, hợp lệ của từng chữ ký.

(Dự kiến trong năm 2018 sẽ cấp phát chứng thư số cho Chánh Văn phòng, Phó Chánh văn phòng, chuyên viên pháp chế của các đơn vị để thực hiện ký số các khâu kiểm tra thể thức văn bản).

1.3. Sử dụng nhiều chữ ký số, không phát hành văn bản

Khi cần xác thực nội dung văn bản trong quá trình trao đổi tài liệu hoặc xử lý công việc nhưng không cần phải phát hành văn bản thì có thể sử dụng nhiều chữ ký số loại của cá nhân để ký trên văn bản đó.

2. Đối với trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới các Hệ thống thông tin bị gián đoạn, ngừng hoạt động

  Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm xử lý bằng hình thức văn bản truyền thống. Sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục, công chức, viên chức, người lao động quét văn bản truyền thống đã được ký và đóng dấu, sau đó ký số vào văn bản và cập nhật vào hệ thống.

  Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị kịp thời tổng hợp, liên hệ về Phòng Công nghệ thông tin, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Sơn La; số 20 đường Hoàng Quốc Việt, TP Sơn La, tỉnh Sơn La, Điện thoại: 0212 2210.468, đề được nghiên cứu, giải quyết.

Phòng Công nghệ thông tin